POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

POLÍTICA DE

TRATAMIENTO DE DATOS

 

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN 

DE CALIDAD 

  

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE

DATOS PERSONALES

 

CUM D02 – V.00

 

REVISADO

APROBADO

FECHA DE APROBACIÓN

 

 

 

 Felipe Franco

Oficial de Cumplimiento

 

____________________

 

Mario Ribero

Gerente Financiero

 

____________________

 

 

31 de marzo de 2022

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabla de Contenido

 

ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

1. ¿QUIÉNES SOMOS?

2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

5. ¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LO UTILIZAMOS?

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE

7. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

8. ¿CÓMO PUEDE EJERCER SU DERECHO?

9. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

10. DEBERES DE INACSA FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

11. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

12. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

13. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

14. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

15. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS.

16. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.

17. VIGENCIA.

18. ÁREA O PERSONA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS Y RECLAMACIONES.

19. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS

 

ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

§  Razón Social: INACSA S.A.S.

§  NIT: 860.074.578-2

§  Dirección:  Vereda Pueblo Viejo Km 1 vía Sopó Briceño, Sopó (Cundinamarca)

§  Correo Electrónico:  oficialdecumplimiento@colchon.com.co

§  Teléfono: (57) (601) 668 4949

 

1. ¿QUIÉNES SOMOS?

 

Somos INACSA S.A.S., una Empresa dedicada a fabricación y comercialización de colchones y productos para la salud, el descanso y confort. Para simplificar las cosas, en esta política nos llamamos a nosotros mismos "INACSA o nosotros” nos; somos responsables (responsables del tratamiento en lenguaje técnico de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos o “LEPDP”) del procesamiento de sus datos personales que capturamos a través de formularios físicos o electrónicos, correo electrónico, teléfono, entre otros.

 

2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

INACSA se compromete a proteger su información personal y a adoptar un enfoque claro y transparente de los datos personales que recopilamos y cómo los usamos. Esta política explica nuestras prácticas de privacidad y protección de datos, los tratamientos y finalidades que aplicaremos, las condiciones en que se custodiará la información que nos haya proporcionado y los derechos que usted como titular de información puede ejercer en cualquier momento a través de los canales que hemos dispuesto para tal fin.

 

3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

 

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, le ayudaremos a identificar los términos que frecuentemente encontrará en este documento, los cuales se definen a continuación:

 

§  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

§  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

§  Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.

§  Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

§  Dato Personal: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural (identificada o identificable), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.).

§  Dato Público: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la Ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

§  Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

§  Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 

§  Datos Sensible: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

§  Encargado del tratamiento: Es quien gestiona y/o manipula los datos de carácter personal a nombre del responsable, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.

§  Habeas Data: Es el derecho que tiene todo titular de información de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales. 

§  Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.

§  Reclamo: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento. 

§  Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

§  Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.

§  Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

 

 

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

 

Durante el tiempo que tratemos sus datos personales, garantizaremos la aplicación de los principios generales establecidos en la LEPDP:

 

  • Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual, cumpliremos de forma obligatoria lo establecido en la LEPDP y en las demás disposiciones que la desarrollen. 
  • Principio de Finalidad: Aplicaremos tratamiento a sus datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
  • Principio de Libertad: Trataremos sus datos personales cuando se cuente con su consentimiento previo, expreso e informado como el titular. El titular podrá, en cualquier caso, negarse al tratamiento de sus datos sensibles.  
  • Principio de Veracidad o Calidad: Los datos personales que trataremos deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. 
  • Principio de Transparencia: Garantizamos que en cualquier momento y sin restricciones, podrá obtener información acerca de la existencia de los datos que a usted le conciernen. 
  • Principio de Acceso y Circulación Restringida: Nos comprometemos a que el tratamiento de sus datos personales se realizará por entidades o terceros que usted haya autorizado y/o por las personas previstas en la LEPDP. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados. 
  • Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por nuestra parte, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de Confidencialidad: Nos comprometemos a que las personas que intervengan en el tratamiento de sus datos personales que no sean públicos, se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas. 
  • Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): Aquel que se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones a los efectos de incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un tratamiento adecuado de sus datos personales. Este principio comporta para nosotros una obligación de rendir cuentas sobre nuestras actividades en materia de protección de datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.

 

5. ¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LO UTILIZAMOS?

 

Los datos personales captados o que captaremos pueden incluir sin limitarse a: nombres, apellidos, número de documento de identidad, fecha de nacimiento, dirección, edad, número telefónico fijo y móvilcorreo electrónico, servicios de mensajería instantánea y redes sociales, registros de sus conversaciones con nuestro equipo administrativo o comercial (grabaciones de llamadas, chat web, correos electrónicos, incluyendo comentarios en redes sociales); igualmente recopilamos ciertos datos automáticamente de su visita a nuestros sitios web www.americanadecolchones.comwww.colchonesdormiluna.comwww.sertacolombia.com.co esto puede incluir, entre otros, algunos o todos los siguientes datos: conexión a Internet (incluidas las direcciones IP), datos del navegador almacenados en su dispositivo (cookies); preferencias, respuestas e interacciones a comunicaciones con fines comerciales y de mercadeo dirigidas a usted, incluidas las solicitudes de supresión o eliminación de sus datos; si ejerce alguno de sus derechos en virtud de la LEPDP, conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Si usted es uno de los titulares cuyos datos se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general tratados de forma manual y automatizada para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

 

5.1 Clientes:  Cumplir con las obligaciones derivadas de cualquier contrato celebrado entre usted y nosotros; adelantar actividades de compra y venta relacionadas con nuestros productos y servicios; gestionar y potenciar la relación con usted como clientes; suministrar nuestros productos y servicios; mejorar nuestros productos y servicios existentes (o aquellos en desarrollo) por medio de encuestas, estadísticas, o solicitando comentarios sobre productos y servicios; mejorar la calidad de nuestros productos y servicios teniendo en cuenta las preferencias en cuanto a medios de comunicación (teléfono, servicios de mensajería instantánea, correo electrónico, etc.) y frecuencia; responder las PQR´s que presente por cualquiera de nuestros medios.

 

5.2 Seguidores en canales digitales. Utilizaremos las RRSS para mostrarle o enviarle publicidad, en algunos casos, la publicidad y la oferta será dirigida en función de sus intereses, gustos y preferencias. Si interactúa con nuestro sitio web o redes sociales donde tengamos una cuenta oficial, la información que nos proporcione será utilizada para responder las PQR´s que usted presente.

 

5.3 MercadeoBrindarle marketing relevante como ofertas personalizadas, promociones, concursos, y en general enviarle publicidad digital de nuestros productos, mediante correo electrónico, SMS, MMS, RRSS, servicios de mensajería instantánea, aplicaciones y llamadas telefónicas.

 

5.4 Candidatos a una vacante y colaboradores. Candidatos a una vacante: Cuando participa en un proceso de selección para cubrir una vacante en INACSAserá necesario utilizar sus datos para contactarlo para entrevistas, aplicar pruebas, incluso contrastar las referencias laborales y personales que haya informado. Colaboradores: Si es uno de nuestros trabajadores, le informamos que sus datos serán procesados para cumplir con las obligaciones legales y contractuales que asumimos en calidad de empleadores, a manera de ejemplo: afiliación a entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral –ARL-, contribuciones, retenciones, impuestos y aportes, realizar el correcto pago de nómina, incluido aplicar descuentos para pagos a terceros que nos haya autorizado de manera previa e informada. Igualmente, utilizaremos estos datos para asignar herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, software, etc., así como permisos físicos y lógicos dentro de nuestras instalaciones y sistemas.

 

5.5 Proveedores y contratistasSus datos como persona natural proveedor o contratista son utilizados por nosotros para registrarlo como proveedor, calificar sus servicios y efectuar procesos de pagos de cuentas de cobro y facturas cuando hubiere lugar a ello. Igualmente utilizaremos estos datos para asignar permisos físicos y lógicos dentro de nuestras instalaciones y sistemas.

 

5.6 Accionistas. Efectuar el pago de dividendos, permitir el ejercicio de los derechos y deberes derivados de la calidad de accionistas, recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación a su calidad de accionista, cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionista, permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación económica en la sociedad todo lo anterior conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulen esta materia.

 

5.7 Sistemas de Videovigilancia: Capturamos datos personales como imagen, y video, por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) esto con el fin de llevar a cabo las siguientes finalidades: brindar seguridad a los bienes y personas dentro de un espacio físico determinado.

 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE

 

6.1 Acceso. Garantizamos su derecho de acceso conforme a la LEPDP como titular de los datos personales. El acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a su disposición, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. 

 

6.2 Consulta. Como titular podrá consultar su información de carácter personal que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos. En consecuencia, garantizamos su derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la LEPDP, suministrándole la información que esté bajo nuestro control. Establecemos las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

6.3 Reclamo. Como titular puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación de manera directa o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. Definiremos las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo, el cual podrá presentarlo este directamente, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo estuviese incompleto, deberácompletar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia denosotros, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informándole de esta situación. Una vez hayamos recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

6.4 Rectificación y actualizaciónNos obligamos a rectificar y actualizar su información personal incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 6.3. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos. Al respecto, tendremos en cuenta lo siguiente: (i) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición; (ii) Tenemos plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando lo beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso. 

 

6.5 Supresión. Como titular tiene el derecho en todo momento a solicitarnos la supresión de sus datos personales, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.

 

6.6 Revocar la autorizaciónPuede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. 

 

6.7 Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos.  Los titulares de información personal pueden presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

7. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

 

Sus datos personales se encuentran protegidos por la Constitución Política Colombiana y la LEPDP; por esa razón nos comprometemos a garantizar el ejercicio de su derecho fundamental de protección de datos. Como titular de información personal podrá ejercer en cualquier momento sus derechos mediante correo electrónico enviado a nuestro oficial de protección de datos a la siguiente direcciónoficialdecumplimiento@colchon.com.co por favor indicar o comunicar en el asunto: “Consulta o Reclamo INACSA, Ley Estatutaria 1581 de 2012”.

 

8. ¿CÓMO PUEDE EJERCER SU DERECHO?

 

8.1A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivosTendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.

8.2A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado. Para estos efectos, debe adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. 

 

8.3Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal.

 

9.  VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

 

Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

 

10. DEBERES DE INACSA FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Sabemos que sus datos personales le pertenecen, por lo cual haremos uso de estos, únicamente para desarrollar las finalidades para las que nos encontramos debidamente facultados y autorizados previamente por usted, o por la LeyINACSA como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en los artículos 17 y 18 de la LEPDP, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

                                                                                                

a.    Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 

b.    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular; 

c.     Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 

d.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

e.    Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; 

f.     Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; 

g.    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento; 

h.    Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la LEPDP;

i.      Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular; 

j.      Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la LEPDP; 

k.    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la LEPDP y en especial, para la atención de consultas y reclamos; 

l.      Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; 

m.  Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos; 

n.    Informar a la autoridad de protección de datos SIC, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 

o.    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

 

11. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

 

Solo procesaremos datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y explícito a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias: 

 

§  El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

§  El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización. 

§  El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

§  El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

 

En adición a lo anterior, en INACSA cumplimos con las siguientes obligaciones:

 

§  Informar que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

§  Informar de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible, la finalidad aplicada, y obtener su consentimiento explícito.

§  No condicionar ninguna actividad a que nos suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

 

12. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

Solo trataremos datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o proveedores, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales de la niña, niño o adolescente. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la LEPDP y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:  

§  Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

§  Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, exigiremos al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.  Nosotros y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013. 

 

13. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

 

No entregaremos sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que:

 

§  La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales;

§  Exista su autorización expresa y brindada para hacerlo;

§  Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios encomendados;

§  Sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tengamos acuerdos de mercado conjunto;

§  Sea requerido o permitido por la ley.

 

Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:

§  Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.

§  Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta para el tratamiento de los datos personales.

§  Las obligaciones del encargado con respecto al titular y INACSA.

§  La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.

§  La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.   

§  La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

§  La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

§  La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

 

14. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

 

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular o previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC cuando se lleve a cabo a uno de los países que no tenga un nivel adecuado de protección de datos. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.Asimismo, se debe obtener la autorización previa del delegado de Protección de Datos Personales de la SIC, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de INACSA estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por responsables y encargados de los datos en su lugar de destino. No solicitaremos la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la LEPDP y su decreto reglamentario.

 

15. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS.

 

En los contratos de prestación de servicios y demás contratos de cualquier tipo que celebremos con terceros que impliquen el tratamiento de datos personales, incluiremos cláusulas que precisan los fines, medios, medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por INACSA, el cual delimitará de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.  Por su parte, al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargado del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

 

16. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.

 

Con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPDP, contamos con mecanismos internos de seguridad de la información para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, que son de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas. Sus datos personales serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndonos a guardar el debido secreto respecto de estos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable. 

 

17. VIGENCIA.

 

La presente Política reemplaza la que se encontraba vigente desde el 20 de mayo de 2019 y entra en vigor a partir del 31 de marzo de 2022.

 

18. ÁREA O PERSONA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS Y RECLAMACIONES.

 

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos de consulta y reclamación podrá hacerlo a través del envío de una comunicación electrónica a nuestro oficial de protección de datos al correo electrónicooficialdecumplimiento@colchon.com.co   

 

19. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS

 

El presente documento ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:

 

§  Constitución Política de Colombia

§  LEPDP.

§  Decreto 1377 de 2013.

§  Ley 1273 de 2009.

§  Ley 1266 de 2008.

§  Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada.

 

 

20. CONTROL DE CAMBIOS 

 

CODIGO Y VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

CUM – D02 VOO

31-03-2022

Original